PoC bietet Grundlage für Handlungs­empfeh­lung­en

In diesem Projekt haben wir ein international erfolgreiches Unternehmen in der Herstellung von Fertigungssystemen mit über 8.000 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von mehr als anderthalb Milliarden Euro beraten. Das Unternehmen hat in den letzten Jahren bereits begonnen, auf datengetriebene Entscheidungen zu setzen, indem verstärkt Dashboards und Berichte hinzugezogen werden. Insbesondere im Controlling und in der Fertigung spielen Dashboards beim Kunden eine entscheidende Rolle, um Geschäftsprozesse zu analysieren und zu steuern.

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Während erste Schritte in Richtung einer datengetriebenen Unternehmenskultur bereits eingeschlagen wurden, hat sich jedoch gezeigt, dass durchaus Schwachstellen in der Nutzung und Erstellung der eingangs erwähnten Reports und Dashboards existieren. Um die bestehenden Herausforderungen zu bewältigen, wurde bereits in einem Vorgängerprojekt der Status quo untersucht und zusammengefasst. Im Rahmen unserer Beauftragung haben wir eine kompakte Variante unseres Data Audits durchgeführt. Dabei führten wir gezielte Gespräche mit den maßgeblichen Stakeholdern, um deren Einschätzungen zu Schwachstellen, strukturellen und technischen Rahmenbedingungen sowie zukunftsorientierten Lösungsansätzen systematisch zu erfassen.

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In diesem Zusammenhang konnten wir für alle drei Aspekte unseres Frameworks - Organisation, Kultur und Architektur - bei unserem Kunden gezielt Lösungsansätze identifizieren. Im Kontext Organisation zeigte sich, dass es zum einen keine klare Anlaufstelle für Datenthemen gab. Zum anderen waren die Rollen und Verantwortlichkeiten im Erstellungsprozess für die Entwicklung von Dashboards oder Reportinganfragen nicht klar definiert und in der Organisation verankert. Die Konsequenz daraus war, dass es kontinuierlich zu redundanten Arbeitsaufwänden kam und Anforderungen oft unkoordiniert und ineffizient bearbeitet wurden. Im Fokus des zweiten Aspekts, Kulturm sind uns fehlende Standards und uneinheitliche Prozesse für die Umsetzung von Reporting-Anforderungen aufgefallen. Dies führte dazu, dass ähnliche Anfragen in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich gelöst wurden. Dadurch entstanden nicht nur unnötige Redundanzen, sondern auch eine uneinheitliche Datengrundlage, die wiederum die Vergleichbarkeit und Verlässlichkeit der Berichte negativ beeinflusste. Ein weiterer Punkt war das Fehlen einer einheitlichen Definition für unternehmensrelevante Kennzahlen. Verschiedene Abteilungen interpretierten dieselben KPIs unterschiedlich, was zu widersprüchlichen Aussagen in den Dashboards führte und die unternehmensweite Steuerung erschwerte. Im architekturellen Kontext konnten wir feststellen, dass die vorhandene IT-Infrastruktur nicht optimal für eine effektive Datennutzung ausgelegt war. Die starke Abhängigkeit vom zentralen SAP System und dem darin operierenden IT-Team führte zu ungewollten Workarounds und instabilen Datenabfragen.

Um diese Herausforderungen zu adressieren, haben wir mehrere zentrale Maßnahmen für alle drei Aspekte definiert, die das Unternehmen auf dem Weg zu einer modernen, datengetriebenen Organisation unterstützen. Bei allen vorgeschlagenen Maßnahmen handelt es sich um einen sog. Proof of Concept, der konkrete Handlungsempfehlungen umfasst, aber noch nicht die finale Umsetzung der nahe gelegten Strategie beinhaltete.

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In einem ersten Schritt haben wir klare Rollenprofile mit spezifischen Verantwortlichkeiten für die Umsetzung von Reporting-Anforderungen definiert. Dadurch konnten wir sicherstellen, dass es für jede Phase des Reporting-Prozesses klare Zuständigkeiten gibt und Anforderungen strukturiert bearbeitet werden. Darüber hinaus haben wir eine zukünftige Organisationsstruktur auf Basis des Hub-and-Spoke-Modells skizziert. Dieses Modell kombiniert eine zentrale Steuerung mit dezentralen Ansprechpartnern, wodurch eine bessere Koordination und eine effizientere Umsetzung von Reporting-Anforderungen ermöglicht werden. Ein weiterer zentraler Baustein zur Lösung kultureller Herausforderungen war für uns der Vorschlag eines standardisierten Prozesses für die Anforderungsaufnahme, die Datenmodellierung und die Reporterstellung (siehe Schaubild). Dieser Prozess stellt sicher, dass alle Reporting-Anfragen nach einer einheitlichen Methodik bearbeitet und so eine hohe Datenkonsistenz gewährleistet werden kann. Ergänzend dazu wurden unsererseits Meeting-Routinen definiert, die eine enge Abstimmung zwischen den beteiligten Stakeholdern sicherstellen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess fördern. Zusätzlich haben wir spezielle Tickettypen für die Anforderungsaufnahme entwickelt, um den Prozess der Anfragebearbeitung zu strukturieren und zu beschleunigen.

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Wir arbeiteten überdies eine Best-Practice-Guideline für die Umsetzung von Reports in Power BI aus. Diese Guideline dient nun als Orientierungshilfe für die Erstellung von Dashboards und Berichten und sorgt für eine einheitliche und qualitativ hochwertige Datenvisualisierung im gesamten Unternehmen.

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Neben diesen organisatorischen und kulturellen Maßnahmen spielte auch eine architekturelle Erweiterung der SAP-zentrierten Bestandslandschaft eine entscheidende Rolle. Unter Nutzung moderner Cloud-Technologien wie Azure Data Factory und Snowflake bauten wir eine beispielhafte PoC-Infrastruktur auf. Diese Plattform ermöglicht eine effiziente Integration und Modellierung von Daten, insbesondere aus SAP, und stellt eine leistungsfähige Grundlage für die Nutzung der Daten in Power BI bereit. Durch diese Maßnahmen konnten wir eine skalierbare und zukunftssichere Datenarchitektur schaffen, die es dem Unternehmen gestattet, datengetriebene Entscheidungen auf einer zuverlässigen und konsistenten Datenbasis zu treffen.

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Mit der erfolgreichen Implementierung unseres ganzheitlichen Ansatzes konnten wir für unseren Kunden einen entscheidenden Meilenstein in der digitalen Transformation setzen. Durch die enge Verzahnung von organisatorischen, kulturellen und architekturellen Maßnahmen haben wir eine leistungsfähige Basis für eine moderne, datengetriebene Unternehmenskultur geschaffen.