Compliance
Compliance bezeichnet im Allgemeinen die Einhaltung von Regeln, Gesetzen, Normen und Richtlinien.
Compliance zielt darauf ab, Risiken zu minimieren, die durch Verstöße gegen geltende Regeln entstehen können. Diese Risiken können sowohl finanzielle Sanktionen als auch Reputationsverlust und Schaden am Unternehmensimage umfassen.
Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit Daten spielt für Unternehmen eine wichtige Rolle, um Datenschutz, Sicherheit und verantwortungsvolle Nutzung von Daten zu gewährleisten. Im Folgenden werden einige Beispiele für die Umsetzung von Compliance mit Daten im Unternehmen aufgeführt:
Einhaltung von Datenschutzgesetzen
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Unternehmen müssen die Vorgaben der DSGVO einhalten, wenn sie personenbezogene Daten verarbeiten. Dazu gehören unter anderem die transparente Information der Betroffenen über die Verarbeitung ihrer Daten, die Einhaltung von Speicherfristen und die Gewährleistung von Auskunfts-, Lösch- und Berichtigungsrechten.
Andere Datenschutzgesetze
Je nach Branche und Region können weitere Datenschutzgesetze relevant sein, z. B. das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder branchenspezifische Datenschutzregelungen.
Datensicherheit
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Unternehmen müssen geeignete TOM implementieren, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit ihrer Daten zu schützen. Dazu gehören z. B. die Verwendung von Firewalls, Verschlüsselungstechnologien und Zugriffskontrollen.
- Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten im Umgang mit sensiblen Daten geschult werden, um das Risiko von Datenlecks und -missbrauch zu minimieren.
- Incident-Response-Plan: Unternehmen sollten einen Plan für den Fall eines Datenlecks haben, der die Schritte festlegt, die zur Begrenzung des Schadens und zur Wiederherstellung der Datensicherheit zu ergreifen sind.
Verantwortungsvolle Datennutzung
- Datenminimierung: Unternehmen sollten nur die Daten erheben und verarbeiten, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind.
- Zweckbindung: Daten dürfen nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie erhoben wurden.
- Datenqualität: Daten müssen korrekt, aktuell und vollständig sein.
- Data Governance: Unternehmen sollten klare Richtlinien und Verfahren für die Verwaltung ihrer Daten festlegen.
Compliance-Management-Systeme
- Softwarelösungen: Es gibt verschiedene Compliance-Management-Systeme auf dem Markt, die Unternehmen bei der Umsetzung der Compliance-Anforderungen unterstützen können. Diese Systeme bieten Funktionen zur Risikoanalyse, zum Dokumentenmanagement, zur Schulung und zur Überwachung der Compliance-Aktivitäten.
- Externer Datenschutzbeauftragter: Unternehmen, die mit sensiblen Daten umgehen, können einen externen Datenschutzbeauftragten benennen, der sie bei der Umsetzung der Datenschutzanforderungen unterstützt.
Verantwortlichkeiten für Compliance in Unternehmen
In deutschen Unternehmen ist die Geschäftsführung in erster Linie für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen verantwortlich. Sie muss dafür sorgen, dass ein Compliance-Management-System (CMS) implementiert und wirksam betrieben wird.
Das CMS muss an die Größe und die Branche des Unternehmens sowie an die spezifischen Compliance-Risiken angepasst sein. Es sollte mindestens folgende Elemente umfassen:
- Risikoanalyse: Identifizierung potenzieller Compliance-Risiken
- Festlegung von Compliance-Zielen und -Richtlinien
- Implementierung von Compliance-Maßnahmen
- Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
- Überwachung und Kontrolle der Compliance-Aktivitäten
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung des CMS
Umsetzung der Compliance-Verantwortung
Die Geschäftsführung kann die Umsetzung der Compliance-Verantwortung an verschiedene Stellen im Unternehmen delegieren, z. B.:
- Compliance-Beauftragter: Der Compliance-Beauftragter ist in der Regel ein erfahrener Jurist oder Compliance-Experte, der die Geschäftsführung in allen Compliance-Fragen berät und die Umsetzung des CMS verantwortet.
- Compliance-Team: Das Compliance-Team kann aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen bestehen, z. B. aus der Rechtsabteilung, dem IT-Bereich und der Revision. Das Team unterstützt den Compliance-Beauftragten bei der Umsetzung der Compliance-Maßnahmen.
- Führungskräfte: Die Führungskräfte in allen Unternehmensbereichen sind dafür verantwortlich, dass ihre Mitarbeiter die Compliance-Richtlinien einhalten.
Wichtig ist, dass die Compliance-Verantwortung klar definiert und kommuniziert wird. Alle Mitarbeiter sollten wissen, welche Compliance-Anforderungen für sie relevant sind und wie sie diese einhalten können.
Zusätzliche Hinweise
- In einigen Branchen, z. B. der Finanzdienstleistungsbranche, kann es gesetzliche Vorgaben für die Benennung eines Compliance-Beauftragten geben.
- Unternehmen können externe Compliance-Berater hinzuziehen, um sie bei der Umsetzung des CMS zu unterstützen.
- Es gibt verschiedene Normen und Standards für Compliance-Management-Systeme, z. B. die ISO 19600.
Hinweis: Dieses Glossar wurde mit Unterstützung von KI-Technologien wie Gemini und ChatGPT erstellt und gepflegt.
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